Whistleblowing: Hofer

Gemäß den Vorgaben des GvD 10. März 2023, Nr. 24 wurde ein internes Meldewesen für die vertrauliche Meldung von möglichen Verstößen von nationalem oder europäischem Recht oder betriebsinternen Regeln eingerichtet.

Was versteht man unter „Whistleblowing“?
Beim „Whistleblowing“ werden Hinweise auf Verstöße bzw. auf unerlaubte Handlungen gegeben, über die der Hinweisgeber im Rahmen seines Arbeitsumfeldes zur Kenntnis gelangt ist.

Wer ist ein Hinweisgeber?
Als Hinweisgeber können folgende Personen in Frage kommen:

Angestellte und Selbstständigen,
sonstige Mitarbeiter, auch während des Bewerbungsverfahrens,
Beratern und Freiberuflern,
bezahlten oder unbezahlten Praktikanten,
Personen mit Verwaltungs-, Leitungs-, Aufsichts- oder Vertretungsfunktionen.

Wie kann auf Verstöße hingewiesen werden?
Auf Verstöße kann folgendermaßen hingewiesen werden:

Interner Meldekanal des Arbeitgebers / des Betriebs
Externer Meldekanal der ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione)
Öffentliche Verbreitung
Anzeige an die Gerichtsbehörde bzw. an den Rechnungshof

Welche Verstöße können über den internen Meldekanal gemeldet werden?
Gegenstand der Meldung können Verhaltensweisen, Handlungen oder Unterlassungen sein, die dem öffentlichen Interesse oder der Integrität des Unternehmens schaden und in folgenden Punkten bestehen:

verwaltungsrechtliche, buchhalterische, zivil- oder strafrechtliche Verstöße;
Verstöße gegen die Rechtsvorschriften der Europäischen Union in folgenden Bereichen: öffentliches Auftragswesen, Dienstleistungen, Produkte und Finanzmärkte sowie Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung; Produktsicherheit und Konformität; Verkehrssicherheit; Umweltschutz; öffentliche Gesundheit; Verbraucherschutz; Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten sowie Netz- und Informationssystemsicherheit;
Handlungen oder Unterlassungen, die die finanziellen Interessen der Europäischen Union beeinträchtigen;
Handlungen oder Unterlassungen, die den Binnenmarkt beeinträchtigen;
Handlungen oder Verhaltensweisen, die Ziel und Zweck der Bestimmungen von Rechtsakten der Europäischen Union vereiteln;
Handlungen oder Unterlassungen, die die verwaltungsrechtliche Haftung von Einrichtungen gemäß dem Gesetzesdekret Nr. 231 vom 8. Juni 2001 begründen können
Handlungen oder Unterlassungen, die gegen den Ethikkodex verstoßen könnten.

Welche Hinweise fallen nicht unter Whistleblowing gemäß GvD Nr. 24/2023?
Nachfolgende Meldungen fallen weder in den oben dargelegten Anwendungsbereich noch gelten für diese Meldungen die Schutzmaßnahmen zu Gunsten des Hinweisgebers:

Beanstandungen, Ansprüche oder Forderungen, die ein persönliches Interesse des Melders betreffen und sich ausschließlich auf ihre individuellen Arbeitsverhältnisse oder auf seine Arbeitsverhältnisse mit hierarchisch unterstellten Personen beziehen;
Verstöße, die durch Rechtsakte der Europäischen Union oder der Mitgliedstaaten zwingend geregelt sind
Verstöße im Zusammenhang mit der nationalen Sicherheit sowie mit Verträgen, die Aspekte der Verteidigung oder der nationalen Sicherheit betreffen, sofern diese Aspekte nicht durch das einschlägige abgeleitete Recht der Europäischen Union abgedeckt sind;
offensichtlich unbegründete Verstöße;
Informationen, die bereits veröffentlicht wurden oder anderweitig öffentlich bekannt sind;
Informationen, die auf der Grundlage von Gerüchten oder Gerüchten von geringer Zuverlässigkeit gewonnen wurden;
Unregelmäßigkeiten bei der Verwaltung oder Organisation von Verfahren.

Wie erfolgt eine interne Meldung?
Die Meldungen können mittels Postwegs an die Firma Hofer Fliesen & Böden versendet werden oder direkt in den entsprechenden Briefkasten am Firmensitz eingeworfen werden:
Hofer Fliesen & Böden GmbH
z.Hd. Birgit Zemmer
Handwerkerzone 4
I – 39040 Barbian (BZ)

Um die Vertraulichkeit zu gewährleisten, muss die Meldung in einem zweiten Umschlag mit der Aufschrift „Meldung Whistleblowing“ verschlossen werden.

Welche Informationen sollte die interne Meldung enthalten?
Die Meldungen müssen so detailliert sein, dass die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen zuständigen Personen den Sachverhalt beurteilen können. Insbesondere müssen folgende Angaben gemacht werden:

die zeitlichen und örtlichen Umstände, unter denen sich der gemeldete Sachverhalt ereignet hat;
die Beschreibung des Sachverhalts, der Handlung oder der Unterlassung;
die E-Mail-Adresse oder andere Informationen, die erforderlich sind, um mit der meldenden Person in Kontakt zu treten.

Die Angabe des Vor- und Nachnamens des Melders ist lediglich eine fakultative Information, um nicht nur die Vertraulichkeit, sondern auch die Anonymität dieser Person zu schützen. Bei der Bewertung der Meldung kann die Identität der meldenden Person jedoch ein wichtiges Element bei der Beurteilung der Zuverlässigkeit der Meldung und der darin beschriebenen Tatsachen sein, insbesondere bei der Beurteilung der Frage, ob die meldende Person die gemeldeten Tatsachen tatsächlich beobachtet hat oder anderweitig kannte.

Wie geht es nach der Übermittlung einer internen Meldung weiter?
Innerhalb von sieben Tagen nach dem Datum des Eingangs der Meldung erhält der Melder eine Empfangsbestätigung. Der Melder erhält eine Mitteilung über die Ergebnisse der Bewertungen und etwaigen Untersuchungen innerhalb von drei Monaten ab dem Datum der Empfangsbestätigung oder, falls keine Empfangsbestätigung vorliegt, innerhalb von drei Monaten nach Ablauf der Siebentagesfrist ab der Übermittlung der Meldung und - im Falle eines Antrags auf Ergänzungen - innerhalb von drei Monaten nach Eingang der Ergänzungen.

Wie wird der Hinweisgeber geschützt?
Der Hinweisgeber wird vor direkten und indirekten Strafen, Diskriminierungen und Vergeltungsmaßnahmen geschützt. Außerdem verpflichtet sich die Hofer Fliesen & Böden GmbH gegenüber dem Hinweisgeber sämtliche Vorgaben im Zusammenhang mit dem Schutz der personenbezogenen Daten und der Vertraulichkeit einzuhalten.

Unter welchen Voraussetzungen kann ein Hinweis über einen externen Meldekanal übermittelt werden?
Gemäß Artikel 6 GvD Nr. 24/2023 kann der Hinweisgeber auf einen Verstoß mittels Verwendung eines externen Meldekanals hinweisen, wenn zum Zeitpunkt der Meldung eine der nachfolgenden Bedingungen erfüllt ist:

Der Melder hat eine interne Meldung erstattet, die nicht weiterverfolgt wurde, weil sie nicht innerhalb eines angemessenen Zeitraums bearbeitet wurde oder keine Maßnahmen zur Behebung des Verstoßes ergriffen wurden;
Der Melder hat auf der Grundlage der beigefügten Fakten und der tatsächlich verfügbaren Informationen berechtigten Grund zu der Annahme, dass eine interne Meldung nicht wirksam weiterverfolgt werden würde oder dass die Meldung das Risiko von Vergeltungsmaßnahmen mit sich bringen könnte.
Der Melder hat berechtigten Grund zu der Annahme, dass der Verstoß eine unmittelbare oder offensichtliche Gefahr für das öffentliche Interesse darstellen kann.

Wie erfolgt eine externe Meldung?
Empfänger der externen Meldungen ist die ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione). Die Meldungen können wie folgt übermittelt werden:

IT-Plattform
mündliche Meldung
persönliches Gespräch innerhalb einer angemessenen Frist

Für detaillierte Informationen, über die von der ANAC eingerichteten Meldekanäle wird auf die Webseite www.anticorruzione.it/-/whistleblowing verwiesen.

Was sind die Voraussetzungen für eine öffentliche Verbreitung eines Verstoßes?
Eine meldende Person, die Informationen über interne Verstöße öffentlich macht, genießt den Schutz des Gesetzesdekrets Nr. 24/2023, wenn eine der folgenden Bedingungen erfüllt, ist:

Der Melder hat zuvor eine interne und eine externe Meldung gemacht oder direkt eine externe Meldung gemacht und innerhalb der vorgeschriebenen Fristen keine Antwort auf die geplanten oder ergriffenen Maßnahmen zur Weiterverfolgung der Meldungen erhalten.
Der Melder hat berechtigten Grund zu der Annahme, dass der Verstoß eine unmittelbare oder offensichtliche Gefahr für das öffentliche Interesse darstellen kann.
Der Melder hat berechtigten Grund zu der Annahme, dass die Meldung das Risiko von Vergeltungsmaßnahmen birgt oder aufgrund der besonderen Umstände des Falles nicht wirksam weiterverfolgt werden kann, z. B. wenn Beweise unterschlagen oder vernichtet werden könnten oder wenn die begründete Befürchtung besteht, dass der Empfänger mit dem Verstoß kollaboriert oder daran beteiligt ist.

Kann ein Verstoß auch an die Gerichtsbehörde oder an den Rechnungshof angezeigt werden?
Der Melder hat nach wie vor die Möglichkeit, sich an die zuständigen Justizbehörden zu wenden, um eine Meldung in Form einer Behauptung über ein rechtswidriges Verhalten zu erstatten, von dem sie in ihrem Arbeitsumfeld Kenntnis erhalten hat. In diesem Fall genießt die meldende Person den gleichen Schutz der Vertraulichkeit.